Każde spotkanie powinno mieć swój plan, tak aby można było kontrolować jego przebieg, a także (a może przede wszystkim) żeby można było stwierdzić czy to po co spotkanie zostało zwołane zostało osiągnięte. Dlatego niezmiernie ważnym i często pomijanym elementem warsztatu facylitatora jest tworzenie planu spotkania, tak aby było wiadomo co jest jego celem, jakie tematy będą poruszane i przez kogo oraz do kogo spoktanie jest w ogole kierowane.

W ramach swoich obowiązków analityk biznesowy musi nierzadko zwoływać spotkania czy to w celu pozyskania wymagań czy też zaprezentowana owoców swojej pracy. Dlatego warto, aby mieć pewność, że na spotkanie dotrze właściwa grupa osób, każdy będzie wiedział w jaki celu się spotykamy, co chcemy zrealizować oraz jakie są planowane dalsze działania w danym temacie.